Datenschutzhinweise

Stand: 15. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Elektrotechnik Benjamin Gerlach
Inhaber: Benjamin Gerlach
Eichendorffstraße 26
63791 Karlstein am Main
Telefon: +49 170 188 30 34
E-Mail: info@elektrotechnik-gerlach.de

2. Hosting und technische Bereitstellung

Die Hauptwebsite wird mit Webhosting Plus bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, bereitgestellt. Beim Abruf verarbeitet der Hostinganbieter technische Zugriffsdaten, insbesondere die zur Verbindung erforderliche IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Datei oder Seite, Referrer sowie Browser-, Geräte- und Betriebssysteminformationen.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, ihrer Sicherheit und der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Websitebetrieb. Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Nach der Produktinformation von IONOS werden die Besucherdaten in anonymisierter Form für acht Wochen gespeichert. Diese Angabe betrifft die beschriebenen Webhosting-Zugriffsdaten, nicht pauschal E-Mails, Formulardaten, PHP-Sitzungen, Backups oder verdichtete Statistikberichte.

3. Verschlüsselte Übertragung

Die öffentliche Website soll ausschließlich über HTTPS bereitgestellt werden. HTTPS schützt die Übertragung zwischen Browser und Webserver. Eine darüber hinausgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewöhnlicher E-Mails ist damit nicht verbunden. Bitte senden Sie keine Passwörter oder besonders vertraulichen Unterlagen über das Kontaktformular.

4. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für nichtöffentliche Stellen in Bayern ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig: Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

5. Cookies, Einstellungen und Kontaktformular

5.1 Website und Formulare

Die neue Website und ihre Anfrageformulare setzen keine Cookies und speichern Formulareingaben nicht im Local Storage des Browsers. Eingaben werden bis zur Übermittlung im geöffneten Formular gehalten. Für persönliche Folgeformulare enthält der zugesandte Link eine zufallsähnliche Zugangskennung. Sie wird beim Öffnen aus der sichtbaren Adresszeile entfernt und während der geöffneten Sitzung zur Freigabe des Formularzugriffs verwendet. Es werden keine Kontakt- oder Adressdaten im Link angegeben.

Zur sicheren Verarbeitung und zur Vermeidung doppelter Übermittlungen werden technische Vorgangskennungen verwendet. Nach erfolgreicher Übernahme in den Projekt Pilot entfernt der Empfangsdienst die dort zwischengespeicherten Formularinhalte; technische Wiederholungskennungen bleiben bis zu 30 Tage erhalten. Die technische Verarbeitung dient der von Ihnen angeforderten Kommunikation und der Missbrauchsabwehr auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

5.2 Projekt- und Serviceanfragen per Formular, E-Mail und Telefon

Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu prüfen, Sie dazu zu kontaktieren und ein mögliches Angebot oder einen Auftrag vorzubereiten. Dazu gehören zunächst Vorname und Nachname, Ihr Anliegen, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie Postleitzahl und Ort des Vorhabens. Straße, Hausnummer, Titel und Firma können Sie freiwillig ergänzen. Bei Angabe einer Firma bitten wir zusätzlich um einen Ansprechpartner. Nach der ersten Abstimmung können wir über ein ergänzendes Formular weitere Angaben zur Einsatzadresse, technische Details und freiwillige Fotos erfragen. Ihre Anfrage wird nicht für Werbung genutzt.

Für die Projekt- und Serviceanfrage sind die mit einem Stern gekennzeichneten Felder auszufüllen. Im Anfrageformular benötigen wir Name, Anliegen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl und Ort. Telefon und E-Mail dienen Rückfragen und der Übermittlung weiterer Fragen oder Unterlagen; Sie können Ihren bevorzugten Kontaktweg auswählen. Postleitzahl und Ort helfen uns, das Vorhaben örtlich einzuordnen. Straße und Hausnummer sind bei der Erstanfrage freiwillig. Für allgemeine Fragen können Sie uns auch direkt per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Es besteht keine gesetzliche Pflicht, das Formular zu verwenden.

Soweit die Verarbeitung für die Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Andere Anfragen und die Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmen bearbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung der an uns gerichteten Anliegen. Eine zusätzliche allgemeine Datenschutzeinwilligung wird dafür nicht verlangt.

Die Bearbeitung erfolgt in unserer internen Betriebssoftware „Projekt Pilot“. Zugriff auf den Anfrageneingang erhalten nur die Betriebsleitung und berechtigte kaufmännische Mitarbeitende. Techniker erhalten keinen Zugriff auf diesen Eingang. Wird ein Auftrag angelegt, können die für seine Ausführung erforderlichen Informationen gesondert den damit beauftragten Mitarbeitenden bereitgestellt werden.

Für den Projekt Pilot wird ein VPS beim Hostinganbieter netcup am vom Betreiber bestätigten Standort Österreich genutzt; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist vorhanden. Der Formularweg übergibt die Daten über einen getrennten Empfangsdienst direkt an die interne Anfrageverwaltung. Nur freigegebene Bildkopien werden übernommen. Unser E-Mail-Postfach wird bei IONOS Mail Basic betrieben. E-Mail- und Telefonanfragen können zur gemeinsamen Bearbeitung in die Anfrageverwaltung übernommen werden. WhatsApp wird aktuell nicht als Anfragekanal genutzt.

Entsteht kein Auftrag, löschen wir die Daten nach Abschluss der Anfrage, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderlichen Nachweise zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Ein internes Archivieren verlängert die Aufbewahrung nicht unbegrenzt. Wird aus der Anfrage ein Auftrag, gelten für die dafür erforderlichen Daten die weiteren Zwecke und Aufbewahrungskriterien in Abschnitt 8.

Für ergänzende Angaben erhalten Sie bei Bedarf einen persönlichen Link zur jeweiligen Anfrage. Er ist sieben Tage gültig, kann durch uns vorzeitig gesperrt werden und wird nach erfolgreicher Übermittlung unbrauchbar. Der Link darf nicht weitergegeben werden. Antworten werden als Ergänzung zur bestehenden Anfrage verarbeitet; es entsteht dadurch kein neuer Auftrag. Ein solcher Link enthält keine offen lesbaren Kontakt- oder Adressdaten.

5.3 Freiwillige Fotos und Schutz vor schädlichen Dateien

Für die erste technische Einschätzung einer PV- oder Wallbox-Anfrage bitten wir insbesondere um ein Foto des Zählerschranks. Sie können die Anfrage auch ohne Foto stellen; fehlende Informationen stimmen wir dann mit Ihnen ab. Bitte zeigen Sie nur sicher zugängliche Bereiche und vermeiden Sie Personen, private Unterlagen und nicht benötigte personenbezogene Angaben. Entfernen Sie keine Schutzabdeckungen oder Plomben.

Eingehende Dateien werden vor der Bereitstellung auf zulässiges Format, Größe und schädliche Inhalte geprüft. Für die Bearbeitung werden daraus begrenzte Bildkopien erzeugt; enthaltene Standort- und sonstige nicht benötigte Bildmetadaten werden entfernt. Nicht freigegebene Originaldateien sind nicht im normalen Anfrageneingang abrufbar. Originaldateien werden nach Abschluss oder Ablehnung der Prüfung entfernt, spätestens nach 24 Stunden. Nur geprüfte und neu erzeugte JPEG-Bildkopien werden für die Anfrage gespeichert. Ist eine erforderliche Sicherheitsprüfung nicht verfügbar, werden keine Fotos freigegeben. Sicherheitsprüfungen und technische Missbrauchsabwehr beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Daten, Geräte und Dienste.

5.4 KI-Unterstützung bei E-Mail-Anfragen

Berechtigte Mitarbeitende können ausgewählte E-Mail-Texte über unsere vorhandene OpenAI-Anbindung auswerten lassen, um Angaben zur Anfrage zu strukturieren und fehlende Informationen zu erkennen. Dabei wird ausschließlich der dafür ausgewählte Text übermittelt; er kann insbesondere Namen, Kontaktangaben, Adressen und die Beschreibung des Vorhabens enthalten. Nicht benötigte Inhalte sollen vor der Auswertung entfernt werden. Die Auswertung wird bewusst ausgelöst; ein automatischer Zugriff auf das E-Mail-Postfach findet nicht statt.

Die unterstützende Strukturierung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die vollständige und nachvollziehbare Bearbeitung eingehender Anfragen mit geringem Verwaltungsaufwand. Es werden nur hierfür erforderliche, von berechtigten Mitarbeitenden ausgewählte Textauszüge übermittelt; nicht benötigte oder besonders sensible Angaben werden vorher entfernt. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen; Ihr Anliegen kann manuell bearbeitet werden. Die KI-Ergebnisse werden vor der Übernahme geprüft und erst durch berechtigte Mitarbeitende gespeichert. Es erfolgen weder automatische E-Mails noch automatisierte verbindliche Entscheidungen über Angebote oder Aufträge. Eine manuelle Bearbeitung ohne KI ist ebenfalls möglich. Die für OpenAI geltenden Verarbeitungsvorgaben sind in den Auftragsverarbeitungsbedingungen und den Informationen zur API-Datenverarbeitung beschrieben. Für unseren Betrieb in Deutschland ist OpenAI Ireland Ltd. der Anbieter nach den Auftragsverarbeitungsbedingungen. Das eingesetzte API-Projekt verwendet eine globale Verarbeitungsregion; Daten können insbesondere in den USA und weiteren Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Für solche Übermittlungen sehen die Anbieterbedingungen EU-Standardvertragsklauseln oder einen einschlägigen Angemessenheitsbeschluss vor. Eine Kopie dieser Garantien ist über den verlinkten Vertrag und auf Anfrage bei uns erhältlich.

Die Freigaben zur Nutzung unserer API-Inhalte für Training und Modellverbesserung sind ausgeschaltet. Die zusätzliche Speicherung der Antworten ist ebenfalls deaktiviert. Nach den Anbieterinformationen können Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle Inhalte grundsätzlich bis zu 30 Tage enthalten; eine längere Speicherung kann bei rechtlichen Pflichten oder erforderlicher Gefahrenabwehr erfolgen. Technische Prompt-Zwischenspeicher können bis zu 24 Stunden bestehen. Eine vollständige Nichtspeicherung oder ausschließlich europäische Verarbeitung ist für diese Konfiguration nicht zugesichert.

5.5 Bewerbungen

Wenn Sie sich per E-Mail bewerben, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen und die dazugehörige Korrespondenz, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 und 8 BDSG. Zugriff haben ausschließlich die mit der Auswahl betrauten Personen sowie erforderliche, vertraglich eingebundene IT- und E-Mail-Dienstleister. Bewerbungsunterlagen werden nicht mit der KI-Funktion für Kundenanfragen ausgewertet. Bitte senden Sie nur Angaben, die für Ihre Bewerbung erforderlich sind.

Bei einer Einstellung übernehmen wir nur die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Unterlagen. Nach Zugang einer Absage oder einer Rücknahme löschen wir Bewerbungsdaten, sobald sie nicht mehr benötigt werden, in der Regel spätestens nach sechs Monaten. Eine begrenzte Aufbewahrung zur Abwehr möglicher Ansprüche erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die Nachweisbarkeit eines ordnungsgemäßen Auswahlverfahrens. Bei einem konkreten Rechtsstreit werden nur die erforderlichen Unterlagen bis zu dessen Abschluss weiter aufbewahrt. Eine längere Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nur mit gesonderter freiwilliger Einwilligung. Ihre unter Ziffer 4 beschriebenen Rechte gelten auch für Bewerbungen.

6. Statistik und externe Angebote

6.1 IONOS WebAnalytics

Für unsere Hauptwebsite ist IONOS WebAnalytics aktiv. Die im Kundenkonto angezeigten Auswertungen beruhen auf den automatisch erzeugten Webserver-Logdateien. Wir nutzen diese Statistiken, um Nutzung und technische Funktion unserer Website zu beurteilen und das Angebot zu verbessern.

Die IONOS-Produktinformation zu WebAnalytics nennt Referrer, angeforderte Seite oder Datei, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Zeitpunkt und eine unmittelbar nach Übermittlung anonymisierte IP-Adresse. Nach dieser Beschreibung verwendet WebAnalytics keine Cookies. Im geprüften Websitecode ist kein gesonderter Analysepixel eingebunden.

Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die technische und bedarfsgerechte Verbesserung des Webangebots. Die serverseitige Logdateiauswertung erfolgt unabhängig von der rein informativen Anzeige der Datenschutzhinweise im Browser.

6.2 Links statt eingebundener Dienste

Die geprüften Website-Dateien enthalten keine Einbettungen von Google Maps, Google Translate, YouTube oder Ecwid. Bilder, Schriftarten und die Logos der Bewertungsplattformen werden lokal ausgeliefert; Bewertungsprofile und der separate Online-Shop sind verlinkt. Durch diese lokal gespeicherten Logos wird keine Verbindung zur Bewertungsplattform hergestellt.

Wenn Sie einem externen Link folgen, wird die Zielseite aufgerufen und deren Betreiber kann technische Zugriffsdaten verarbeiten. Für diese Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Angebots. Der Online-Shop unter gerlach-smart-solutions.de ist ein separates Angebot; Bestellungen, Zahlungen und Shop-Dienste sind nicht Gegenstand dieser Websitefassung.

In den geprüften Dateien wird kein Marketing-Tracking wie Google Ads oder Meta Pixel geladen. Werden später weitere Dienste eingebunden, müssen Information und gegebenenfalls Einwilligungssteuerung vor ihrer Aktivierung ergänzt werden.

7. Empfänger und Übermittlungen

Je nach Anliegen erhalten Hosting-, Kommunikations- und erforderliche IT-Dienstleister Zugriff auf Daten, soweit dies für ihre Aufgaben notwendig ist. Im Rahmen der Auftragsabwicklung können außerdem Steuer- oder Rechtsberatung sowie gesetzlich berechtigte Behörden Empfänger sein. Auftragsverarbeiter sind durch Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO einzubinden; eigenverantwortliche Empfänger verarbeiten auf Grundlage ihrer jeweiligen gesetzlichen Aufgaben oder Befugnisse.

8. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Anfragen so lange, wie dies zur Bearbeitung erforderlich ist. Eine laufende Besichtigung, Angebotserstellung oder konkrete weitere Abstimmung gehört dazu. Nach einer Absage oder dem Abschluss ohne Auftrag prüfen wir die Löschung manuell und entfernen nicht mehr benötigte Angaben, Fotos, Korrespondenz und KI-Zusammenfassungen ohne unnötige Verzögerung, spätestens innerhalb von drei Monaten. Die Dreimonatsfrist ist eine betriebliche Höchstfrist, keine gesetzliche Mindestaufbewahrung. Soweit einzelne Unterlagen für gesetzliche Pflichten oder konkrete Rechtsansprüche noch benötigt werden, werden nur diese zweckgebunden aufbewahrt. Archivieren allein ersetzt die Löschung nicht.

Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten nach § 147 AO und, soweit anwendbar, § 257 HGB grundsätzlich sechs Jahre für Handels-/Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre insbesondere für Bücher und Jahresabschlüsse. Die Frist beginnt grundsätzlich am Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen und Sonderregelungen bleiben zu berücksichtigen. Rechtsgrundlage gesetzlicher Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen kann eine weitere erforderliche Aufbewahrung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Dies wird nach Art und Laufzeit des möglichen Anspruchs beurteilt, nicht pauschal für sämtliche Anfragen. Zugriff und Nutzung sind während einer reinen Aufbewahrung entsprechend zu beschränken.

8.1 Sicherungskopien

Zum Schutz vor Datenverlust erstellen wir Sicherungskopien auf dem Betriebsserver und einem betrieblichen Sicherungsgerät. Neue Sicherungen werden ausschließlich auf diesen Systemen erstellt. Aus der bisherigen Sicherung bestehen vorübergehend noch bereits vor der Übertragung verschlüsselte Archive in iCloud von Apple; der hierfür verwendete Schlüssel wurde nicht an iCloud übertragen. Neue Übertragungen dorthin sind deaktiviert. Diese Altstände werden gesondert auf ihre weitere Erforderlichkeit geprüft. Die iCloud-Bedingungen beschreiben den verwendeten Speicherdienst. Die Verarbeitung dient der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit unserer betrieblichen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für regelmäßige externe Sicherungskopien ist eine rollierende Aufbewahrung von 21 Tagen eingerichtet. Bei einer Störung bleiben notwendige ältere Sicherungen geschützt erhalten, bis wieder ein verlässlich geprüfter Sicherungsstand vorliegt. Getrennte Rückfallstände werden nach ihrem konkreten Sicherungszweck geprüft und entfernt. Technische Wiederherstellungsbereiche des Cloudanbieters können abweichende Fristen haben. Sicherungen dienen keiner weiteren Bearbeitung bereits gelöschter Anfragen; nach einer Wiederherstellung werden neuere Löschentscheidungen erneut berücksichtigt, bevor Daten wieder genutzt werden.

9. Automatisierte Entscheidungen und Änderungen

Das Websiteformular trifft keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und erstellt kein Kundenprofil. Technische Eingabe- und Spamprüfungen ersetzen keine Entscheidung über einen Auftrag.

Bei Änderungen der eingesetzten Dienste oder Abläufe passen wir diese Informationen an.